Van 63 mails per week naar een briefing van 07:00
Musicalive is mijn eigen evenementenbureau, sinds 2005. Het is ook het eerste bedrijf dat op het Commerso-fundament draait. Dit is wat er veranderde, met de echte schermen.
Vijftien jaar avondwerk
Een bruiloft, een bedrijfsfeest, een festival: elke aanvraag kwam als mail binnen en elke offerte ging als pdf weer uit. Lezen, sorteren, prijzen opzoeken, Word openen, versturen, en dan onthouden wanneer je moest nabellen. Op een goede week 63 aanvragen. Op een slechte avond drie uur achter de laptop nadat het optreden klaar was.
Dezelfde aanvraag, twee manieren van werken
Sleep de schuif. Links hoe het vijftien jaar ging, rechts hoe het nu gaat bij Musicalive.
Maandag 08:41 binnen, dinsdagavond 22:30 beantwoord.
- Lezen en sorterenelke avond 40 min
- Offerte in Word25 min per stuk
- Opvolgingin je hoofd, om 23:00
Maandag 08:41 binnen, 08:42 geclassificeerd, 08:44 concept klaar.
- Lezen en sorteren0 min, automatisch
- Concept-offerte30 sec nakijken
- Opvolgingin de briefing van 07:00
Een dashboard, een offertepagina, een briefing
Alles wat binnenkomt staat nu op een plek. Het systeem classificeert, maakt een concept en zet het klaar. Ik kijk, pas aan en klik. De klant opent een pagina in plaats van een pdf, en ik zie of hij is bekeken.
Een overzicht dat je elke ochtend in dertig seconden leest
Forecast, getekend, verloren, scoringspercentage. Daaronder elke offerte met status en geldigheid. Dit is het echte scherm van Musicalive, nagebouwd zodat het scherp blijft op elk apparaat en meebeweegt met licht en donker.
Bekijk de dashboardsWat nog niet werkt
Telefoontjes komen nog niet automatisch in het systeem; die typ ik zelf in als notitie. En een klant die per WhatsApp reageert, staat pas in het logboek als ik hem erin zet. Daar werk ik aan. Ik schrijf het op omdat je het toch zou merken.